Jet Wiechers,
Partner
Een grote VV&T-organisatie stond voor een enorme uitdaging: structureel miljoenen besparen én meer grip krijgen op kwaliteit. Plexus hielp om de noodzakelijke reorganisatie uit te voeren en op inhoud te baseren: niet de kaasschaaf toepassen, maar daar verbeteren (en besparen) waar dat moet en kan. Om dit te bereiken maakten Plexus adviseurs een jaar lang deel uit van de organisatie: samen met talentvolle medewerkers vormden zij een projectteam dat steun gaf aan de lijn.
De quickscan
Door een recente fusie ontbrak goed overzicht en inzicht in de problemen. Met een quickscan toonde Plexus in 2 maanden aan hoe, in het primaire proces, minimaal 6 miljoen bespaard kon worden. Alle teams en afdelingen gaven zelf input aan voor deze quickscan. Met als resultaat dat de resultaten door de gehele organisatie werden gedragen. De uitkomsten vormden de basis voor de besparingsdoelstellingen. Daarnaast had de organisatie zelf al een besparingsplan liggen voor de ondersteunende diensten.
Commitment
Voor een succesvolle reorganisatie moet de hele organisatie aan de slag. Alle medewerkers, de OR, de cliëntenraad; iedereen heeft een rol. Managers hebben de zware taak om op nieuwe doelen te gaan sturen en soms pijnlijke veranderingen door te voeren. Dit kan en wil niet iedereen. Managers die er voor gingen hebben in een verklaring vastgelegd dat zij zich commiteerden aan de nieuwe doelen van de organisatie.
Procesverbetering
Teams, lokaties en afdelingen – in deze grote organisatie werkte iedereen op zijn eigen manier. De quickscan liet zien dat hierdoor veel kansen werden gemist: in de extramurale zorg bijvoorbeeld waren er grote verschillen in productiviteit tussen de teams. Ook intramuraal waren er verschillen van meer dan 20% in personeelsinzet ten opzichte van de (voor zorgzwaarte gecorrigeerde) cliënten. De focus lag dan ook op: de beste werkwijzen bepalen en implementeren in alle teams. Voor de thuiszorg betekende dat bijvoorbeeld: één planningsmethodiek aanhouden, strakker sturen op productiviteit en uniformiteit creëren in wijze van tijdschrijven.
Personele gevolgen
Kosten besparen in de zorg betekent meestal: werken met minder mensen. Ook nu was dit het geval. Het invoeren van procesverbeteringen ging gelijk op met een proces van benoemen van boventalligheid en begeleiden van personeel van baan tot baan. Een moeilijk proces, waarin Plexus de organisatie hielp om overzicht en grip te houden over alle deeltrajecten.
Resultaten
Een jaar na de start is het directe personeel met bijna 10% verminderd. De productiviteit in de thuiszorg is toegenomen met 5%. Intramuraal zijn de ZZPs een begrip geworden: er worden afspraken gemaakt met cliënten die passen bij de indicaties, op basis van standaard zorgarrangementen. Budgetten en inzet van personeel zijn niet meer op het verleden gebaseerd, maar gerelateerd aan de cliëntenpopulatie en inkomsten die daarmee samenhangen. Er is nu ook inzicht in de kwaliteitsuitkomsten en een kwaliteitscyclus die aansluit bij de normale planning en controlcyclus.
Meer weten?
Neem dan contact op met:
Jet Wiechers of Mark Lenssen
T +31 (0)20 3010800
E wiechers@plexus.nl
E lenssen@plexus.nl