Jet Wiechers,
Partner
Meer grip op kwaliteit in de organisatie; dat is wat onze klant voor ogen had. Een eenduidige visie op kwaliteit binnen het Managementteam, meer sturing op kwaliteit door het locatiemanagement en continue verbetering van kwaliteit door verpleegkundigen, verzorgenden, behandelaars en andere medewerkers.
Eerste stap: de verbetercyclus introduceren
Om dit te realiseren zijn we aan de slag gegaan met het ontwerpen en opstarten van een continue verbetercyclus: van Raad van Toezicht naar de verzorgende aan het bed. Niet apart georganiseerd, maar als integraal onderdeel van de planning & control cyclus. De eerste stap was eenheid brengen in de top de organisatie. Wat zijn eigenlijk de doelen rond kwaliteit? Wat zijn de resultaten van het Kader Verantwoorde Zorg (zowel zorginhoud als cliënttevredenheid) en welke onderwerpen verdienen prioriteit? Heldere doelen vormen de basis voor de vertaling naar de rest van de organisatie: SMART formuleren van de jaarplannen, juist opnemen in de begroting en duidelijkheid geven hoe resultaten zullen worden gevolgd.
Ondersteuning op de werkvloer
Een kwaliteitscyclus op papier implementeren wil echter nog niet zeggen dat deze doordringt op de werkvloer. Juist op het niveau van zorgmanagers en zorgcoördinatoren wordt de implementatie daarom goed begeleid. Dit doen we door de normale voortgangsoverleggen regelmatig uit te breiden met kwaliteitsworkshops. Daarin worden zorgmanagers- en coördinatoren ondersteund in de verschillende fasen van het ‘Plan’, ‘Do’, ‘Check’ en ‘Act’-proces. Een meer theoretische uitleg (waarom is cyclisch werken belangrijk?) wordt gecombineerd met praktische ondersteuning: Hoe kom je kort en krachtig tot een verbeterplan voor je afdeling? Hoe volg je de voortgang? Hoe betrek je medewerkers op een goede manier?
Orde in de documentenberg
Naast de verbetercyclus is het belangrijk dat ondersteunende zaken op orde zijn. De organisatie in dit voorbeeld had maar liefst 2.300 documenten (protocollen, werkinstructies, beleid) verspreid over meerdere digitale en papieren kwaliteitssystemen. Plexus heeft het Managementteam begeleid om dit in zes weken tijd terug te brengen tot 350 kerndocumenten. Vervolgens is een actieplan opgesteld voor de rest van het jaar om het geheel HKZ-proof te maken.
Resultaat
Het resultaat? Een proces van vallen en opstaan dat leidt tot een échte continue verbetercyclus, aan de hand van een toegankelijk kwaliteitshandboek. Om gedragsverandering te bereiken en te borgen is een lange adem belangrijk. Tot het eind van 2009 ondersteunt Plexus de eerste veranderslag. Dan heeft de organisatie een complete cyclus op de ‘nieuwe manier’ doorlopen en staat de cyclus voor 2010 op de rit. De organisatie heeft zelf voldoende kennis en ervaring opgedaan om zonder Plexus verder te gaan.
Meer weten?
Neem dan contact op met Jet Wiechers:
T +31 (0)20 3010800
E wiechers@plexus.nl