GGZ-instelling kunnen efficiënter werken
Op de poliklinieken Curatieve Volwassenenzorg en Kind & Jeugd-psychiatrie van de Enschedese ggz-instelling Mediant leidt Plexus sinds november zogenaamde ‘doorpakdagen’. Doel: de tijd die hulpverleners aan cliëntengebonden zorg besteden verhogen naar minstens tachtig procent. De eerste signalen zijn positief.
‘In 2008 ontdekte wij dat de ambulante afdelingen onze productienorm niet haalden’, vertelt Peter Turpijn. Hij is voorzitter van de Raad van Bestuur van Mediant. Tachtig procent van de werktijd van een hulpverlener zou cliëntgebonden moeten zijn. Daarvan geldt 60 procent als directe en 20 procent als indirecte behandeltijd. Denk bij dit laatste aan de voorbereiding en verwerking van behandelingsgesprekken. De resterende 20 procent van de tijd is voor organisatorische zaken.
Problemen
Die norm haalden de teams van Mediant dus niet. Daarvoor wees elk team zijn eigen oorzaken aan. Veelgehoorde klachten zijn: problemen met de roostering, ‘no-show’, oftewel tijdverspilling doordat cliënten niet komen opdagen en de wachtlijstproblematiek. Veel behandelingen liepen te lang door, waardoor de lijst van cliënten die op een behandeling wachten groeide.
Volgens Turpijn namen teamleden bovendien teveel taken op zich waarvoor ze niet zijn aangenomen. ‘Veel teamleden zijn heel erg betrokken bij allerlei advies- en werkgroepen. Dat is heel fijn, maar als het behandeltijd kost, dan stel je eigenlijk verkeerde prioriteiten. Dit zie je bij veel organisaties gebeuren. Hulpverleners moeten leren dat ze ‘nee’ mogen zeggen tegen taken die eigenlijk aan het management toebehoren.’
Creatieve zoektocht
Mediant nodigde Plexus uit om een aantal ‘doorpakdagen’ te leiden. Tijdens deze brainstormsessies haalden teammanagers, circuitmanagers en leden van het behandelteam gezamenlijk de genoemde problemen boven tafel. Vervolgens zochten ze op een creatieve manier naar oplossingen. Bijvoorbeeld door een probleem om te draaien: wat zou je doen als je de productienorm juist niet wilt halen? Deelnemers stuurden zichzelf ook ansichtkaarten, met daarop tips en herinneringen, zodat ze de oplossingen en acties niet zouden vergeten.
Oplossingen
‘Uit de doorpakdagen rolden veel praktische oplossingen’, vertelt Turpijn. ‘Zo zullen de behandelteams voortaan hun agenda’s flexibeler plannen. Niet elk gesprek duurt precies drie kwartier. Soms is het wat langer, soms wat korter. Om tijdverlies door ‘no-show’ terug te dringen, hebben we afgesproken om net iets meer mensen dan gepland uit te nodigen. Komt iemand niet opdagen, dan kun je meteen een ander uit de wachtkamer roepen. Bovendien sturen we voortaan elke cliënt een smsje ter herinnering voor de afspraak. Tot slot zullen we kritischer kijken naar de afronding van behandelingen. Ook met het oog op de mensen die op de wachtlijst staan.’
Positief
De deelnemers reageerden overwegend positief op de doorpakdagen, volgens Turpijn. ‘Vantevoren waren sommigen wat sceptisch, want ze verwachten extra werkzaamheden. ‘Aan het einde van de doorpakdagen waren de meeste mensen echter zeer enthousiast en gemotiveerd. We hebben samen naar oplossingen voor bestaande, concrete problemen gezocht, geen nieuwe problemen gecreëerd.’
OptimistHoewel het nog te vroeg is om te zeggen of de productie in alle deelnemende circuits omhoog is gegaan, is Turpijn optimistisch over de gevolgen van de doorpakdagen. ‘Het is nog te vroeg om over een trendbreuk te spreken, maar de eerste signalen zijn positief. Nu moeten we opletten dat we scherp blijven: elkaar aanspreken, nieuwe problemen snel onderkennen en niet verslappen. Dan kunnen we ongetwijfeld meer cliënten beter helpen!’