Wencke van der Meijden,
Senior Manager
Aanleiding
Een GGZ-instelling heeft het idee dat zij teveel personeel inzet op de klinische afdelingen. De wens is om de inzet van verpleegkundigen beter af te stemmen op de zorgvraag en daarmee dezelfde zorg te (kunnen) leveren met minder mensen. De GGZ-instelling schakelt Plexus in voor het uitwerken en implementeren van een nieuw flexibel roostersysteem.
Aanpak en fasering
Plexus start met het analyseren van de huidige roosters en de zorgvraag. Samen met de afdelingen benoemt Plexus op basis van deze analyse verbeterpunten. Vervolgens maken afdelingsvertegenwoordigers in een reeks workshops scenario’s voor nieuwe roosters (herontwerpfase). De roosters worden op verschillende manieren rond de zorgvraag ontworpen*. In de derde fase kiezen medewerkers voor een scenario dat het best past bij de dynamiek van de zorgvraag en de voorkeuren van medewerkers. Daarmee wordt een pilot gestart waarin elke afdeling het nieuwe rooster gebruikt en evalueert.
Randvoorwaarden
Bij het ontwerpen van nieuwe roosters is de OR altijd nauw betrokken. Voor dit traject richt de instelling een 'rooster-commissie' op met vertegenwoordigers vanuit de OR, de afdelingen en de cliëntenraad. De roostercommissie bepaalt de randvoorwaarden waaraan een nieuw rooster moet voldoen. Het grote voordeel is dat er zodoende besluitvorming kan plaatsvinden buiten de reguliere OR-vergaderingen om, waardoor het trajectvlotter loopt zonder dat de OR haar betrokkenheid verliest.
Parallel aan het herontwerpen start er ook een traject, gericht op de vaardigheden van het inroosteren zelf. Zo kan de roosteraar met het nieuwe rooster goed uit de voeten.
Concrete maatregelen
Praktisch gezien krijgt flexibel roosteren op de volgende manieren vorm:
1. Spelen met een variërende dienstlengte en deze aanpassen aan de zorgvraag:
- Gebruik diensten met een lengte variërend tussen vier en negen uur.
- Maak onderscheid tussen een week- en een weekendrooster, afgestemd op de verminderde aanwezigheid van patiënten en vermindering van taken.
- Kijk kritisch naar de benodigde tijd en mensen bij de overdracht.
2. Basisrooster met ruimte voor opvang van onvoorspelbare zaken:
- Rooster vanuit een basisrooster waarbij niet de volledige personeelbehoefte en budget is ingeroosterd. Dit geeft door het jaar heen ruimte voor extra inzet van personeel in piektijden.
- Maak een basisrooster waarbij de werklast zo constant en zo gespreid mogelijk is door niet-patiëntgebonden taken zoals administratie en schoonmaak naar rustiger uren te verplaatsen.
- Rooster niet op de pieken, maar op de gemiddelde zorgvraag en zorg voor een goede achterwacht bij pieken
- Kijk naar mogelijkheden voor het delen van diensten met andere afdelingen.
Resultaat
Plexus realiseerde in dit traject een besparing van 12 procent op het personeelsbudget van de afdelingen. Dat is een forse besparing en bovendien een besparing die geen afbreuk doet aan de kwaliteit van zorg.
Meer weten?Neem dan contact op met Wencke van der Meyden:
T +31 (0)20 3010800
E vandermeyden@plexus.nl
* Meer lezen over flexibel roosteren?
Zie onze publicatie: ‘Patiënt met een goede reden’.