Erik-Jan Vlieger,
Partner
Het facilitair bedrijf (FB) van een groot ziekenhuis had een tekort van € 2 miljoen op een totale begroting van € 18 miljoen. De manager van het FB vroeg Plexus om assistentie bij het terugdringen van dit tekort.
Als eerste ging Plexus aan de slag met benchmark-informatie: in hoeverre zou het mogelijk zijn om het kostenniveau van het FB omlaag te brengen? Uit deze ronde identificeerde men € 3 miljoen aan mogelijke besparingen. Dit waren echter getallen op een hoog abstractieniveau; het was niet duidelijk hóe die besparingen precies gerealiseerd zouden moeten worden. Om dat uit te werken, ging Plexus als volgt aan het werk: er werd een projectteam samengesteld bestaande uit de top van het FB en twee Plexus adviseurs. Dit team werkte nauw samen met alle teammanagers van de verschillende FB bedrijfskolommen.
Als eerste ging dit team aan de slag om alle producten en diensten van het hele FB in kaart te brengen. Vervolgens is voor al die producten en diensten de kostprijs berekend. Dit om later te kunnen kijken wat de voornaamste kostendrijvers zijn van zo'n product of dienst. Dat inzicht was cruciaal om potentiële besparingen niet te missen.
Vervolgens ging het team, met de kostprijsopbouw in de hand, aan de slag met alle teammanagers om uit te werken hoe er eventueel bespaard zou kunnen worden. In detail is uitgewerkt: wat doen we anders, wat doen we niet meer, welke investeringen zijn daar voor nodig, etc. etc. Uiteindelijk lag er een zeer uitgebreid plan met een concrete beschrijving van alle mogelijke besparingen, inclusief de benodigde investeringen. Het totale bedrag aan besparingen uit de sessies met teammanagers bedroeg net iets meer dan € 3 miljoen; hoger zelfs dan wat er volgens de benchmarkinformatie aan besparingen inzat. Die € 3 miljoen bestond voor ongeveer de helft aan besparingen die niet zouden leiden tot het verminderen van het service niveau. Om de andere helft van de besparingen in te boeken zou het FB het service niveau wel iets naar beneden moeten brengen.
Dit FB gaat de uitgewerkte kostprijsinformatie nu verder gebruiken in de vorming van een resultaat verantwoordelijke eenheid (RVE): de kostprijsinformatie vormt de basis van de onderlinge verrekensystematiek tussen de RVE's.
Het bijzondere van dit project is dat de teammanagers deze bezuinigingsoperatie niet ervaren hebben als iets negatiefs maar juist als een positieve oefening. Doordat zij zelf de plannen hebben geschreven voor deze operatie ontstond er veel gevoel van eigenaarschap onder de teammanagers. En dat is weer belangrijk voor de volgende stap: het uitvoeren van deze bezuinigingsoperatie.
Meer weten?
Neem dan contact op met Erik-Jan Vlieger:
T +31 (0)20 3010800
E vlieger@plexus.nl