Prettig en productief
Onlangs hebben de ambulante teams van de GGZ instelling Brijder in Leiden, Gouda en Brijder Jeugd onder het motto ‘prettig productief’ deelgenomen aan een doorpakdag georganiseerd door Plexus. Het doel van deze dag is om met het team tot een werkwijze te komen die ervoor zorgt dat er efficiënt met beschikbare tijd wordt om gegaan, zodat meer tijd aan patiënten kan worden besteed.
Volgens Mariëtte Koop van Brijder Jeugd heeft de dag veel inspirerende plannen gebracht. “Er zijn écht hele leuke dingen uitgekomen waar we als team mee verder kunnen. Iedereen wil er direct mee aan de slag. Vooral om dat de plannen zo praktisch en concreet van aard zijn.” Neeltje van Krieken van adviesbureau Plexus die deze dagen begeleidt, onderschrijft dit. “Het waren hele constructieve dagen die veel concrete ideeën hebben opgeleverd. Deze zijn vastgelegd in een concreet actieplan. Wat mij ook erg opviel, was dat iedereen erg betrokken is bij het werk.”
Onderliggend doel
Voor de doorpakdagen heeft elk team met adviesbureau Plexus besproken welke punten voor verbetering vatbaar waren. Voor Jeugd waren dit met name agendaplanning en taakafbakening. Daarnaast heeft Jeugd nog een onderliggend doel voor deze dag geformuleerd, zegt Mariëtte. “Medewerkers voelen altijd maar het gehijg in hun nek om de productie te halen. Ze gaan het weekend in met een rijtje in hun hoofd met zaken waar ze allemaal niet aan toegekomen zijn, maar ze vergeten te bedenken waar hun harde werken allemaal wél toe heeft geleid. Dat is jammer, we willen dat de medewerkers ook plezierig op hun werkweek kunnen terugkijken.”Naast agendaplanning, zijn effectief inrichten van het overleg en de administratie ook steeds terugkerende items, volgens Neeltje. “Maar ook hoe de ‘no shows’ te beperken. Een positieve bijkomstigheid was dat naast deze items er op deze dag ook allerlei ervaring en tips en trucs uitgewisseld zijn waar normaal in de hectiek van het werk geen tijd en rust voor is.”
Eenvoudige ideeën die werken
“Een praktisch voorbeeld is het reserveren van tijd in je agenda voor je administratie”, vertelt Mariëtte enthousiast. “Dit kun je doen direct na een behandeling, ofwel aan het begin of aan het einde van de dag. Precies zoals jij het fijn vindt. Verder zijn er voor wat betreft taakafbakening en de communicatie hierover ook enkele zaken helder geformuleerd. Dit is erg belangrijk omdat jongeren op veel leefgebieden kunnen uitvallen, waardoor de neiging bestaat om zaken op te pakken die niet tot de behandeling horen.” Neeltje vult aan dat het ook zinvol is om goed het doel van het overleg te bepalen, wie daar dan bij aanwezig moeten zijn en wat de frequentie van de vergadering is.
Mariëtte wordt Expert. Dit betekent dat zij met enkele doorpakdagen met Plexus meeloopt en vervolgens het stokje overneemt en deze dagen zelf gaat begeleiden. Zij zal dit samen met Leon van Beurden en Albert Wolters doen. Binnenkort zullen er met de teams voortgangsessies plaatsvinden om te kijken of de ideeën zijn gerealiseerd, waar de teams mogelijk tegen aanlopen, maar natuurlijk ook om te kijken of de plannen tot een hoger productiviteit hebben geleid.