De afdeling radiologie in het LUMC had lange wachtlijsten voor CT, MRI en echo-onderzoeken, onder andere doordat het aantal verrichtingen jaarlijks met 8-10% steeg. Wanneer deze groei door zou zetten zouden de wachtlijsten alleen maar langer worden. Daarnaast stevende de afdeling af op een tekort van €1 miljoen. KPMG Plexus ondersteunde het management van de afdeling bij deze problematiek.
Prestaties inzichtelijk maken helptAllereerst heeft KPMG Plexus ingeschat hoe de groei in verrichtingen zich in de komende 5 jaar ontwikkelt. Voor CT en MRI was dit beeld indrukwekkend, met een groei van 87% en 79% in 5 jaar respectievelijk. Deze groei aan verrichtingen wilde de afdeling op kunnen vangen, anders lopen de wachtlijsten alleen maar verder op.
Vervolgens heeft KPMG Plexus berekend of het mogelijk was om binnen de bestaande capaciteit (laboranten en apparatuur) ruimte vrij te spelen voor extra verrichtingen. Er bleek veel ruimte voor meerproductie op de verschillende modaliteiten. En aangezien er gebruik wordt gemaakt van een interne verrekensystematiek en een hoge vraag, was meerproductie meteen ook een manier om het financiële tekort te verkleinen.
Het aanwijzen van de verbetermogelijkheden was pas de eerste stap. Het gaat er natuurlijk om deze verbeteringen daadwerkelijk in te voeren. Het realiseren van deze verbeteringen werd het “30 procent project”, met de doelstelling om 30% meer productie te maken tegen gelijke kosten. Het management vroeg KPMG Plexus dit project procesmatig aan te sturen en inhoudelijk te ondersteunen.
Verbeterplannen opstellenPer modaliteit (CT, MRI en echo) heeft KPMG Plexus in werksessies met radiologen en laboranten verbeterplannen gemaakt om de productiviteit per modaliteit 30% te vergroten. Hierbij valt te denken aan meer onderzoeken per uur inplannen en een slimmere omgang met spoed en inloop om de verstoringen op een dag te reduceren. Verder heeft KPMG Plexus naar de werkwijze van radiologen en gekeken hoe zij hun dag efficiënter kunnen indelen. Een voorbeeld hiervan was één aanspreekpunt op de CT voor vragen van de laboranten en de kliniek. De radiologen die foto’s verslaan worden zo veel minder gestoord.
Daarnaast zijn de uitgangspunten voor de roostering van laboranten gewijzigd. De productieplanning is nu leidend voor de inroostering van het personeel. Het bleek handig om eerst te bedenken wanneer het personeel nodig was (in de drukke maanden) en de vakanties van het personeel hierop aan te passen.
Plannen invoeren in de lijnAl met al duurde de fase van plannen maken van juli tot half september, vervolgens heeft het managementteam besloten welke plannen ingevoerd werden. In kleine groepjes voerden de lijnverantwoordelijken alle plannen uit. KPMG Plexus hield de procesvoortgang in de gaten, gaf aan welke acties prioriteit hadden en dacht inhoudelijk mee. In december waren alle acties uitgevoerd. Bij iedere modaliteit waren de patiëntplanningen aangepast aan de nieuwe werkwijze.
Positieve energie in plaats van negatieve
Drie maanden later is de gewijzigde werkwijze geëvalueerd, het resultaat was erg positief. De laboranten en radiologen gaven aan dat op alle modaliteiten meer als een team werd gewerkt. En de resultaten: alle wachtlijsten zijn verdwenen!